Incidencias, actas e informes que se documentan solos

El reto

La información operativa vivía en la cabeza de la gente: incidencias por correo o chat «a quien se conoce», reuniones sin acta salvo que alguien apuntara, y un informe mensual que consumía días de un analista.

Cómo se hacía antes

Cada equipo tenía su propio canal informal de avisos; las decisiones de las reuniones se reconstruían de memoria; el informe se montaba copiando datos de cinco herramientas.

Qué construimos

• Un canal único recoge las incidencias, las clasifica por severidad y las enruta al equipo correcto con su plazo de respuesta.
• Las reuniones grabadas generan un acta con decisiones y tareas, distribuida a los asistentes.
• El informe periódico se compone solo desde las fuentes de datos ya conectadas.
• Todo deja rastro: quién recibió qué, cuándo y qué se decidió.

Supervisión humana

Las incidencias críticas escalan a la persona de guardia sin esperar al flujo. Cada acta la valida quien dirigió la reunión antes de archivarse. El informe lo firma el responsable, que revisa las cifras marcadas como anómalas.

Qué se lleva el cliente

• Canal de incidencias con SLA
• Actas automáticas validadas
• Informe periódico autocompuesto

Resultado esperado

Las métricas concretas —horas recuperadas, errores evitados, tiempo de respuesta— se acuerdan al inicio de cada proyecto y se miden después. Este escenario es ilustrativo: no publicamos cifras que no podamos respaldar.

Límites

• Grabar reuniones exige acuerdo interno previo y respeto a la normativa de privacidad.
• Las decisiones de negocio que el informe refleja no se automatizan.
• El despliegue es por fases: primero un equipo, después el resto.