El correo deja de ser el cuello de botella

El reto

Todo entraba por la misma bandeja: pedidos, dudas de clientes, ofertas de proveedores. Se perdían correos, se contestaba dos veces al mismo hilo y los pedidos se tecleaban a mano en la hoja de gestión.

Cómo se hacía antes

Una persona triaba el correo cada mañana y reenviaba a mano a quien tocara; los pedidos se copiaban campo a campo; los hilos sin respuesta se perdían de vista.

Qué construimos

• Un clasificador etiqueta cada correo entrante por tipo y lo enruta al responsable correcto.
• De los correos de pedido se extraen los datos y se da el alta en el sistema de gestión.
• Los hilos sin respuesta a las 48 horas generan un seguimiento automático.
• Un panel muestra qué hay pendiente, de quién y desde cuándo.

Supervisión humana

Los correos que el clasificador no reconoce con seguridad van a una cola de revisión humana; los pedidos que superan un importe umbral se confirman a mano antes del alta.

Qué se lleva el cliente

• Clasificación y enrutado del correo
• Alta automática de pedidos
• Seguimiento de hilos y panel de pendientes

Resultado esperado

Las métricas concretas —horas recuperadas, errores evitados, tiempo de respuesta— se acuerdan al inicio de cada proyecto y se miden después. Este escenario es ilustrativo: no publicamos cifras que no podamos respaldar.

Límites

• Reclamaciones y proveedores estratégicos van siempre a una persona.
• El clasificador se corrige con el propio uso: las correcciones del equipo lo afinan.
• No sustituye al gestor de pedidos: le prepara el trabajo.