Conectar tu correo con tu CRM y con un modelo de IA es tratar datos personales. No hace falta ser jurista para automatizar con cabeza, pero sí tener claras cuatro cosas que la mayoría descubre tarde.
1. Decide dónde viven los datos
Cada paso de un flujo procesa datos en los servidores de alguien. n8n Cloud aloja en la Unión Europea y autoalojar n8n te da control total sobre la región; con proveedores estadounidenses, comprueba que estén certificados en el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. La pregunta correcta antes de elegir plataforma no es «¿qué apps conecta?», es «¿por dónde pasan mis datos?».
2. Firma el contrato de encargo con cada proveedor
Todo servicio que procese datos por tu cuenta —la plataforma de automatización, el correo, el alojamiento— es un encargado del tratamiento y necesita su contrato (DPA) y su lista de subencargados. En nuestra política de privacidad puedes ver cómo lo documentamos nosotros con Cloudflare, Google y n8n: esa transparencia es exactamente la que te tocará dar a ti.
3. Minimiza lo que tocan los modelos de IA
Que un flujo use IA no significa que el modelo deba ver datos personales. Antes de mandar nada a un LLM: quita lo que no necesite (un clasificador de correos no necesita el DNI del remitente), seudonimiza cuando puedas y asegúrate por contrato de que el proveedor no entrena con tus datos. Los flujos que construimos minimizan por diseño lo que llega al modelo.
4. Si hay un bot, que se presente
El Reglamento europeo de IA (Reglamento (UE) 2024/1689, artículo 50) obliga a informar a las personas de que están interactuando con una inteligencia artificial. Un asistente que responde correos o mensajes debe identificarse como tal. Cumplirlo desde el diseño es trivial; retrocargarlo después, no.
- Checklist mínima: base jurídica clara para cada tratamiento, registro de actividades actualizado, DPA firmado con cada proveedor, plazo de conservación definido, bot identificado y vía fácil para ejercer derechos.
- Esta guía es informativa, no asesoramiento jurídico: para casos con datos sensibles o volumen alto, consulta con un profesional.